Ein Fahrtenbuch mit dem Smartphone führen.
Ein Fahrtenbuch handschriftlich zu führen ist keine angenehme Sache. Wer sein Fahrzeug geschäftlich nutzt und dienstliche Fahrten steuerlich geltend machen möchte, begnügt sich entweder mit der pauschalen Besteuerung nach der sogenannten "Ein-Prozent-Regelung" oder weist dem Finanzamt die betriebliche Nutzung des Fahrzeugs detailliert nach.
Selbständige und Arbeitnehmer mit Firmen-PKW sollten ein Fahrtenbuch führen, um den steuerlichen Vorteil in Anspruch zu nehmen.
Ein Fahrtenbuch zu führen und der damit verbundene Nachweis der tatsächlichen betrieblichen Nutzung führt zu einer weitaus geringeren steuerlichen Belastung als bei Anwendung der Ein-Prozent-Regelung.
Damit auch diese Art ein Fahrtenbuch zu führen nicht zur Qual wird, wurde DriversLog so konzipiert, dass häufig genutzte Eintragungen über Reisezweck, Start- und Zielort sowie über aufgesuchte Firmen und Personen als Textvorlage gespeichert und somit immer wieder verwendet werden können.
Die intelligente Software erkennt darüber hinaus von selbst, ob ein Fahrzeug von mehreren Fahrern genutzt wird. DriversLog übernimmt dabei die Steuerung der wechselseitigen Eingaben der jeweiligen Fahrer von ihren Smartphones.
DriversLog führt alle Berechnungen automatisch durch und gibt jederzeit Auskunft über den aktuellen Stand der Fahrleistung, den Anteil an geschäftlichen und privaten Fahrten sowie über den Anteil an Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
Die DriversLog Fahrtenbuchlösung erfüllt alle vom Gesetzgeber gestellten Anforderungen an ein Fahrtenbuch und stellt darüber hinaus einen Chi-Quadrat-Test zur Verfügung.
Folgende Angaben können für jede betriebliche Fahrt erfasst werden:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt
- Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner
- Umweg, falls erforderlich
Folgende Angaben können für jede private Fahrt erfasst werden:
- Kilometerstand
Folgende Angaben können für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erfasst werden:
- Kurzer Vermerk über Start- und Zielort
- Kilometerstand
Technisches Konzept
Die mit dem Smartphone offline erfassten Fahrten werden in einer für den Nutzer nicht zugänglichen Datenbank im Smartphone gespeichert. Wird eine im Smartphone bereits erfasste Fahrt geändert wird diese in der Datenbank als geändert gekennzeichnet und die Fahrt neu eingetragen. Wird eine Fahrt gelöscht, wird diese ebenfalls vom System entsprechend gekennzeichnet. Diese Änderungen werden auch optisch in der Liste der Fahrten hervorgehoben. Da jede neue Fahrt erst erfasst werden kann wenn die jeweils vorherige vollständig abgeschlossen ist, wird eine zeitnahe Erfassung erzwungen.
Wenn der Nutzer z.B. eine Privatfahrt für den Tag vor dem aktuellen Datum erfassen möchte und das System ihn darauf Aufmerksam macht, dass die Fahrten nur chronologisch aufsteigend erfasst werden dürfen, muss eine fälschlicherweise bereits erfasse Fahrt mit aktuellem Datum ebenfalls gelöscht werden.
Um ein Fahrtenbuch zu erhalten müssen die Fahrten an unser Rechenzentrum übertragen werden. Der Nutzer kann dies mit der Funktion "Fahrten übertragen" veranlassen. Die Fahrten werden dann verschlüsselt, mit entsprechenden Sicherheitscodes versehen an das Backend-System (Rechenzentrum) übertragen.
Das elektronisch geführte Fahrtenbuch kann mit jeder Übertragung der Fahrtaufzeichnung aktuell abgerufen werden. In diesem interaktiven Prozess wird der sogenannte Chi-Quadrat-Test (Chi²-Test) durchgeführt. Das Ergebnis des Chi²-Tests wird verschlüsselt und als QR-Code dem im PDF-Format erstellten Fahrtenbuch hinzugefügt.
Geänderte bzw. gelöschte Fahrten werden im Fahrtenbuch durchgestrichen dargestellt. Die Fahrten werden mit der Übertragung an unser Rechenzentrum im Smartphone gelöscht und sind daraufhin für den Nutzer nicht mehr änderbar.
Mit diesem technischem Konzept ist gewährleistet, das nachträgliche Änderungen der Fahrtaufzeichnungen durch den Nutzer nicht möglich sind. Die Vollständigkeit und Richtigkeit kann mittels verschlüsseltem QR-Code nachgewiesen werden.
Die Fahrtenbücher, die mit der DriversLog Fahrtenbuchlösung erstellt werden, werden 10 Jahre in einem Archiv im Rechenzentrum vorgehalten und sind deshalb revisionssicher.
Ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch kann für Zwecke der Ermittlung des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung nur dann anerkannt werden, wenn nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten - steuerlich relevanten - Daten ausgeschlossen sind und die dem Nachweis dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen (BFH-Urteil vom 16.3.2006 VI R 87/04, BStBl. II 2006, 625), so das Urteil des FG Münster.