Wie man Dienstreisen mit der fertigen Reisekostenabrechnung beendet

Reisekosten für Handys und Smartphones

Nicht nur der Viel-Reisende kann ein Lied davon singen. Am Ende einer Geschäftsreise kommt oft das dicke Ende. Die Reisekostenabrechnung muss erstellt und pünktlich abgegeben werden.

Oft geht dann das Suchen nach all den Belegen los. „Wann war ich mit wem auf Geschäftskosten essen, wo habe ich den Leihwagen besorgt, wo ihn abgegeben, wo sind die Tankbelege?" Wer nicht während der Reise bereits sorgfältig alle Belege sammelt und zuordnet, Reisebeginn und Reiseende und alle Nebenkosten exakt notiert, steht schnell vor einer zeitraubenden Aufgabe. „Hätte man doch die meist unproduktiven Wartezeiten auf den Flughäfen und Bahnhöfen oder während der Reise besser genutzt".

Mit der neuen Applikation für Handys und Smartphones wird die Reisekostenabrechnung einfacher und zeitsparender.

Jeder, der berufsmäßig Reisen unternimmt, erstellt nach Beendigung seiner Dienstreise i.a. eine Reisekostenabrechnung, sei es als Angestellter gegenüber seiner Firma oder als Unternehmer bzw. Freiberufler gegenüber dem Finanzamt. Somit bekommt er seine Auslagen vom Arbeitgeber erstattet oder die Kosten vom Finanzamt anerkannt. Die Reisekostenabrechnung muss vollständig, wahrheitsgemäß und zeitnah sein, steuerliche und ggf. firmenspezifische Vorschiften sind zu beachten.

Je länger eine Reise dauert, desto deutlicher wird das Problem: Ein Wust von Belegen, auch fehlende Belege, Notizen, vergessenen Datums-Angaben und vieles mehr machen die Erstellung der Reisekostenabrechnung ausgesprochen lästig und zeitraubend, häufig auch fehlerhaft. Noch schlimmer wird es bei Auslandsreisen, insbesondere außerhalb Europas. Geht die Reise in unterschiedliche Länder wird die Reiseabrechnung oft zum Puzzle mit hohem Schwierigkeitsgrad: wie hoch ist z.B. die Pauschale für Verpflegungsmehraufwand in Tschechien? Oder: Wie stand das Englische Pfund zum Euro zum Zeitpunkt der Reise? Kein Problem, mit dem Laptop lässt sich das alles regeln. Wirklich? Viel handlicher ist das Handy, zumal es immer und überall dabei ist. Alle Daten werden mit Hilfe der einfachen und intuitiv zu bedienenden Oberfläche per "Tasten-Klick" erfasst und auf Plausibilität geprüft.

Reisekostenabrechnung mit Währungsrechner

Fremdwährungen werden automatisch in Euro umgerechnet, steuerliche und firmenspezifische Vorgaben werden berücksichtigt. Korrekt abgeschlossene Eingaben zu einer Reise sind im Display grün markiert. DriversLog Travel erfasst alles, verwaltet und ordnet alle Einträge und berechnet die angefallenen Kosten, verrechnet sie mit Vorschüssen, trennt Auslagen im Geschäftsinteresse von privaten Ausgaben, also Bewirtungen, Übernachtungs- und Frühstückskosten und wirft am Ende eine fertige Reisekostenabrechnung aus.

DriversLog Travel entspricht den Lohnsteuerrichtlinien für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit im In- und Ausland

Folgende Angaben können für jede betrieblich veranlasste Reise erfasst werden:

  • Reise: Beginn und geplantes Ende, Reise von, Reise nach, Anlass, Stationen, Vorschuss und Bemerkungen

  • Verkehrsmittel: Dienstwagen, privates Kfz, Flugzeug, Bahn, öffentlicher Personennahverkehr, Taxi usw. bis hin zum Fahrrad

  • Nebenkosten: Bewirtung, Gepäckaufbewahrung, Geschenke, Hotelgarage, Maut, Öl / Reparatur, Parkgebühren, Porto, Sonstiges, Stornokosten, Tanken, Telefon / Fax, Trinkgelder, Umbuchungskosten

  • Übernachtung: Hotel und Pensionen mit Angabe von Kürzungen für Frühstück, Minibar etc. und Bemerkungen

  • Pauschale Aufwendungen: Verpflegungspauschale und Übernachtungspauschale für In- und Auslandsreisen werden über die einfache Auswahl aus der umfangreichen Länderliste von der Software ermittelt und entsprechend den steuerrechtlichen Vorgaben berechnet

  • Pauschalen für gewährte Mahlzeiten: Frühstück, Mittagessen und Abendessen

  • Zahlungsarten: Bar / Privat, EC-Karte, Mastercard, Visa, Amex, Dinners, Tankkarte, Rechnung, Scheck und Sonstige

  • Währungsumrechnung: 34 Landeswährungen werden automatisch und taggenau in Euro umgerechnet

Alle Daten werden mit Hilfe der einfachen und intuitiv zu bedienenden Oberfläche per "Tasten-Klick" erfasst und auf Plausibilität geprüft. Fremdwährungen werden automatisch und taggenau in Euro umgerechnet, steuerliche und firmenspezifische Vorgaben werden berücksichtigt. Korrekt abgeschlossene Eingaben zu einer Reise sind im Display grün markiert. DriversLog Travel erfasst alles, verwaltet und ordnet alle Einträge und berechnet die angefallenen Kosten, verrechnet sie mit Vorschüssen, trennt Auslagen im Geschäftsinteresse von privaten Ausgaben, also Bewirtungen, Übernachtungs- und Frühstückskosten und generiert am Ende eine fertige Reisekostenabrechnung.